Die digitale Buchhaltung ist längst kein Trend mehr, sondern etablierte Praxis in vielen Unternehmen. Doch was ist eigentlich in diesem Zusammenhang das “revisionssichere Archivieren” und welche Bedeutung hat es für die digitale Buchhaltung?
In diesem Beitrag klären wir
die Definition des revisionssicheren Archivierens,
die Bedeutung und Anforderungen der GoB und GoBD,
welche Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen,
welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für deutsche Unternehmen gelten,
welche Folgen bei einem Verstoß gegen die GoBD drohen und
wie Sie eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellen.
Was bedeutet revisionssicheres Archivieren?
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Geschäftsdaten digital zu archivieren. Dies hat den Vorteil, dass die Daten platzsparend gespeichert werden und jederzeit abrufbar sind. Zudem können die Daten leicht an Dritte weitergegeben werden. Allerdings ist es bei der digitalen Archivierung von Geschäftsdaten auch wichtig, dass diese datensicher und revisionssicher erfolgt.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass die gespeicherten Daten nicht verändert oder gelöscht werden können. Somit ist sichergestellt, dass die Daten für eine spätere Revision jederzeit unverändert vorliegen.
Welche Bedeutung hat revisionssichere Archivierung für die digitale Buchhaltung?
Für die digitale Buchhaltung ist revisionssichere Archivierung von großer Bedeutung. Denn die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens kann sich rasch ändern und daher müssen die Geschäftsdaten jederzeit abrufbar sein. Zudem kann es im Rahmen einer Revision zu Streitigkeiten mit dem Finanzamt kommen. In diesem Fall ist es wichtig, dass die gespeicherten Daten unverändert sind, damit sie als Beweis herangezogen werden können.
Was ist der Unterschied zwischen GoB und GoBD?
Die korrekte Buchführung und Bilanzierung wird durch die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) geregelt. Für die elektronische Buchführung und Archivierung hat die Finanzverwaltung jedoch weitere Bestimmungen in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) definiert.
Der Gesetzgeber möchte durch die GoBD sicherstellen, dass ähnlich strenge Standards für die elektronische bzw. digitale Archivierung gelten, wie für die traditionelle Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten auf Papier. Daher müssen Unternehmer für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente sicherstellen, dass diese ohne Ausnahme auch wirklich revisionssicher archiviert sind.
Die Anforderungen der GoBD an die Revisionssicherheit
Die GoBD sieht vor, dass digitale Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass sie jederzeit lesbar und unveränderbar sein müssen und dass ihre Herkunft eindeutig nachvollziehbar sein muss. Zudem müssen digitale Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Um die Revisionssicherheit von digitalen Unterlagen zu gewährleisten, müssen also bestimmte Anforderungen erfüllt werden.
Zusammengefasst gelten folgende Kriterien in Bezug auf die Revisionssicherheit:
Vollständigkeit, Richtigkeit und Ordnung
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Unveränderbarkeit
Verfahrensdokumentation
Sicherung vor Verlust
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Werden diese Regeln nicht eingehalten, drohen Bußgelder oder gar strafrechtliche Konsequenzen. Daher ist es wichtig, sich mit den Anforderungen an die Revisionssicherheit auseinanderzusetzen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Wer muss GoBD-konform archivieren?
Grundsätzlich müssen alle Unternehmen, die kaufmännisch tätig sind und eine Buchhaltung führen, die gesetzlichen Vorgaben der GoBD einhalten. Dazu gehört selbstverständlich auch das revisionssichere Archivieren von digitalen Dokumenten.
Egal ob Freiberufler, kleines Unternehmen oder Konzern: In dem Moment, in dem Sie eine Rechnung schreiben, sind Sie zur Einhaltung der GoBD verpflichtet.
Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, GoBD-konform archiviert werden müssen. Die AO gibt beispielsweise nachfolgende Unterlagen an (§ 147 Abs. 1 AO):
Bücher und Aufzeichnungen (Grundbuch/Journal, Haupt- und Nebenbücher)
Inventare
Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
Lageberichte
Eröffnungsbilanz
Buchungsbelege
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Wie man sieht, handelt es sich bei den meisten dieser Dokumente um finanzielle Aufzeichnungen. Daher ist es wichtig, dass sie sorgfältig aufbewahrt und archiviert werden, damit im Falle einer Überprüfung keine Fragen offen bleiben.
DSGVO und Archivierung: Der Zusammenhang
Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) legt fest, wie personenbezogene Daten vor dem Zugriff Dritter sicher aufbewahrt werden müssen. Vor allem Unternehmen stellt das vor Herausforderungen, da sie gleichzeitig die Aufbewahrungsfristen und die Vorgaben der DSGVO beachten müssen. Die entscheidende Frage lautet:
Was ist wichtiger? Die Aufbewahrungspflicht oder die DSGVO?
Die Ansprüche der DSGVO sind klar: Jede Pflicht zur Aufbewahrung ist einzuhalten. Dies ist in der Regel auch nach der DSGVO möglich. Als Unternehmer müssen Sie also zum Beispiel die Personalunterlagen Ihrer Mitarbeiter über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren - genauso wie Rechnungen.
Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?
Die Aufbewahrung von Unterlagen ist eine lästige, aber zwingende Pflicht für jedes Unternehmen. Die meisten Dokumente müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, damit das Unternehmen auf sie zugreifen kann, falls dies nötig ist. Allerdings gibt es einige Ausnahmen: Geschäfts- und Handelsbriefe sowie alle für die Versteuerung relevanten Dokumente müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden.
Liste über die Aufbewahrungsfristen
Die nachfolgende Liste, veröffentlicht von der Handelskammer Hamburg, gibt detaillierte Auskunft darüber, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die Bezeichnung eines Dokuments ist dabei gar nicht so entscheidend, wie seine Verwendung.
Ein Lieferschein, beispielsweise, hat eigentlich eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Dient er allerdings als Nachweise für eine Rechnung, muss die 10-Jahres Frist eingehalten werden.
Hier ein Auszug aus der exemplarischen Liste:
Angebote mit Auftragsfolge: 6 Jahre
Frachtbriefe: 6 Jahre
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen: 6 Jahre
Lieferscheine: 6 Jahre
sofern als Belegnachweis: 10 Jahre
Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre
Aufzeichnungen: 10 Jahre
Ausgangsrechnungen: 10 Jahre
Belegformate: 10 Jahre
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz): 10 Jahre
Buchungsbelege: 10 Jahre
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen: 10 Jahre
Kontoauszüge: 10 Jahre
Lohnunterlagen: Lohnbelege als Buchungsbelege: 10 Jahre
Rechnungen an Unternehmer: 10 Jahre
Steuerunterlagen: 10 Jahre
Welche Konsequenzen drohen, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?
Wird gegen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) verstoßen, drohen empfindliche Bußgelder.
Laut § 162 AO kann das Finanzamt in solchen Fällen die Besteuerungsgrundlage eines Betriebs schätzen. Das ist oft sehr teuer, da die Behörde sehr großzügige Zahlen einsetzt. Des Weiteren kann eine Verletzung der Buchführungspflicht strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Das Risiko einer empfindlichen Strafe ist also nicht vollständig auszuschließen – insbesondere dann, wenn der Verstoß grob fahrlässig oder vorsätzlich begangen wurde. Aus diesem Grund sollten Unternehmen die GoBD unbedingt beachten und sicherstellen, dass ihre digitale Buchhaltung den Anforderungen entspricht.
So stellen Sie eine GoBD-konforme Archivierung sicher
Das Finanzamt ist nicht damit einverstanden, wenn Sie lediglich alle Dokumente als PDF in einer Cloud oder einem lokalen Datenträger archivieren. Die Revisionssicherheit wäre aus folgenden Gründen unzureichend:
Die Unterlagen zu manipulieren, wäre zu einfach.
Einzelne Dokumente könnten gelöscht worden sein, die Vollständigkeit wäre also fraglich.
Das reine Speichern reicht nicht als Nachweis, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten wurden.
Auch die E-Mail-Archivierung ist mittlerweile ein wichtiger Aspekt der Geschäftskorrespondenz. Unternehmer müssen seit Januar 2017 revisionssichere E-Mails archivieren, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten – inklusive Anhänge. Die Dokumentenarten und Aufbewahrungsfristen sind so bei der E-Mail-Archivierung identisch mit den Unterlagen, die Sie in Papierform erhalten oder versenden und für die elektronische Archivierung aufbereiten.
Bei der E-Mail-Archivierung reicht es übrigens ebenfalls nicht aus, diese im E-Mail-Tool zu archivieren. Denn so werden die Kriterien der Revisionssicherheit nicht eingehalten. Stattdessen müssen aufbewahrungspflichtige E-Mails digital in einem speziellen Archivsystem, GoBD-konform abgelegt werden.
Professionelle Archivierungssysteme und die Verwendung passender Archivierungssoftware sind also unumgänglich.
Die GoBD sind relativ umfangreich und für Unternehmen oft eine große Herausforderung. Doch wer sich an die Regeln hält, kann von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung profitieren. Denn eine revisionssichere Archivierung ist die Grundlage für eine effiziente und zuverlässige finanzielle Abwicklung.
Disclaimer: Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert. Für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der angegeben Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen. Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.
